Nabava

1. Priprema

Poslovi nabavnih referenata objedinjeni su u IQ modulu Nabava. Da bi poslove Nabave što efikasnije i brže obavljali, potrebno je napraviti određenu pripremu. Za svaki nabavni artikl trebalo bi definirati određeni fond podataka:

• Tko mu je standardni dobavljač ?
• Koliko mu je standardno vrijeme dobave u danima ?
• Kod kojih sve dobavljača možemo nabaviti određeni artikl ?
• I pod kojim uvjetima (cijene, dani dobave..) ? Odrediti dobavljačevu šifru, naziv i jedinicu mjere artikla. Da, dobro ste pročitali, dobavljačeva jedinica mjere se može razlikovati od „naše“ jedinice mjere, u kojoj skladištimo artikl. Tako, neki artikl možemo naručivati u Kg a zaprimati u Komadima. Naravno da je potrebno definirati koeficijent pretvorbe među tim mjernim jedinicama.

2. Nabavni zahtjev

Inicijatori narudžbe prema dobavljačima mogu biti svi subjekti u sustavu, koji su za to ovlašteni. Oni kreiraju Nabavne zahtjeve. Na primjer za potrošni materijal (kancelarijski pribor, sredstva za čišćenje...).

Nabavni zahtjevi za repro materijal mogu nastati na isti način. Ali je puno efikasnije ako koristite MRP funkciju automatskog kreiranja Nabavnih zahtjeva. MRP kreira Nabavne zahtjeve da bi nadoknadio potražnju za materijalom iz prodaje ili proizvodnje. Nabavni zahtjevi nastali MRP funkcijom imaju status Planiran. Odobrava ih ovlaštena osoba.

3. Narudžba dobavljaču

Odobreni Nabavni zahtjevi osnova su za kreiranje Narudžbi dobavljaču. Narudžba dobavljaču se uobičajeno generira iz Nabavnog zahtjeva. Ali se može unijeti i slobodno. Bez Nabavnog zahtjeva.

Obrada Narudžbe dobavljaču podrazumijeva i kalkulaciju ulazne cijene, sa svim zavisnim troškovima (prijevoz, carina, špedicija..).

Izgled Narudžbe možete u potpunosti prilagoditi svojim željama koristeći IQ funkciju za štampanje dokumenata u Word.

4. Generiranje zaprimanja

Iz obrađene Narudžba dobavljaču (ili više njih) generira se Primka (Prijemni list) na skladište. Moguće je napraviti i djelomično zaprimanje. Samo određenih stavki narudžbe. Ili samo dijela količine neke stavke.

5. Kooperacija

Osim materijala, nabava naručuje i usluge. Pa tako i usluge kooperanata. Kao što je objašnjeno u dijelu proizvodnje, usluga kooperanta može biti:

• Izrada cijelog proizvoda ili
• Izvršenje samo neke od operacija u postupku proizvodnje

Zahtjev za kooperantskom uslugom može kreirati MRP funkcija (za izradu cijelog proizvoda). Ili se može kreirati posebnom programskom funkcijom: Generiranje nabavnih zahtjeva za kooperantske operacije.

Zatvaranje kooperantskih stavki u Narudžbi dobavljaču podrazumijeva:

• Zaprimanje gotovog proizvoda od dobavljača i zatvaranje kooperantskog Radnog naloga ili
• Objavu gotovosti i zatvaranje kooperantske operacije u tehnološkom postupku

6. Komisija

Iako nije jasno zbog čega, ovo je, vrlo često posao koji dopadne referente nabave. Tuđu robu na vlastitom skladištu, kao i našu robu na tuđem skladištu, moguće je pratiti standardnim IQ poslovima. Razvili smo i programe koji olakšavaju rad praćenja komisije.

Za tu svrhu se najčešće otvaraju zasebna skladišta komisionara. A postupci su više ili manje standardni. Ukoliko imate tuđu komisijsku robu na svojem skladištu, periodično je potrebno kreirati izvještaje prema komisionaru. Na osnovu kojih Vam komisionar kreira fakturu. Najčešće se odjavaradi jednom mjesečno. Program će automatski kreirati odjavu na osnovu mjesečne prodaje. Razvrstano po komisionarima, a po potrebi i po skladištima/trgovinama.

7. Praćenje

Za praćene poslova u nabavi, na raspolaganju Vam je nekoliko pregled i izvještaja. Na primjer: